Comprendre l'Indicateur 16 Qualiopi du Référentiel National Qualité

Dans le cadre de la certification Qualiopi, l'Indicateur 16 joue un rôle important, en particulier pour les organismes de formation qui proposent des formations conduisant à une certification professionnelle. Cet article a pour objectif de détailler cet indicateur, afin d'aider les prestataires à s'assurer qu'ils respectent pleinement les exigences du Référentiel National Qualité.

Définition de l'Indicateur 16

Voici la définition officielle de l’Indicateur 16 selon le Référentiel National Qualité :

“Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.”

Cet indicateur vise à garantir que les prestataires de formation s’alignent sur les standards imposés par les autorités de certification. Cela signifie que les organismes doivent veiller à ce que les modalités d’inscription, de suivi et d’évaluation des apprenants soient conformes aux exigences définies par l'organisme de certification.

Quels acteurs de la formation sont concernés par l’indicateur 16 ?

L'Indicateur 16 concerne principalement les prestataires suivants :

- Actions de formation continue : Organismes proposant des formations visant à maintenir, actualiser ou développer les compétences des professionnels.

- Validation des acquis de l’expérience (VAE) : Dispositifs permettant de reconnaître les compétences acquises par l’expérience professionnelle pour obtenir une certification.

- Centres de formation d’apprentis (CFA) : Structures qui forment les apprentis en alternance, en partenariat avec les entreprises et les organismes de certification.

Ces acteurs doivent s’assurer que leurs pratiques et procédures respectent les critères établis par les organismes de certification, garantissant ainsi la validité des certifications délivrées.

Exceptions : un indicateur qui s’applique aux formations certifiantes

Il est important de noter que l’Indicateur 16 ne s’applique pas à toutes les formations. Les actions de formation qui ne conduisent pas à une certification professionnelle ne sont pas concernées par cet indicateur. Par exemple, les formations visant uniquement à développer des compétences sans déboucher sur une certification reconnue ne sont pas soumises à ces exigences spécifiques.

Niveau attendu pour la certification Qualiopi

Pour se conformer à l'Indicateur 16, le prestataire doit respecter les exigences formelles. Cela inclut la conformité avec les critères de présentation des candidats définis par l’autorité de certification.

Le prestataire est également tenu de s'assurer de la validité des démarches, c’est-à-dire que les conditions de présentation doivent être rigoureusement documentées et suivies.

Éléments de preuve à présenter

Pour démontrer la conformité à l'indicateur 16, plusieurs documents peuvent être requis :

- Procès-verbal des sessions d’examen : Ils doivent détailler la manière dont les épreuves ont été conduites.

- Livret d’évaluations réalisées en cours de formation : Ce livret doit prouver le suivi et l’évaluation des compétences des apprenants tout au long de la formation.

- Attestations de réussite ou de suivi à des formations réglementaires : Elles confirment que les apprenants ont suivi et réussi les modules obligatoires requis pour la certification.

Ces documents servent de preuves tangibles lors de l’audit de certification pour démontrer le respect des exigences formelles de l’autorité de certification.

Bien préparer l’audit de certification, de surveillance ou de renouvellement

Quelques questions à se poser :

Lors de la préparation à l'audit Qualiopi, les organismes de formation doivent se poser les questions suivantes :

- Les exigences formelles de l’autorité de certification sont-elles respectées ?

- Comment ces exigences sont-elles appliquées et respectées ?

- Les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification sont-elles adéquates ?

Ces questions visent à vérifier que les pratiques en place sont conformes et que toutes les exigences réglementaires sont respectées. SI vous ne pouvez pas répondre de façon claire et concise à l’une de ces questions, il est peut-être nécessaire d’approfondir votre mise en application de l’indicateur 16 Qualiopi.

Non-conformités à éviter

Plusieurs erreurs peuvent entraîner une non-conformité majeure avec l'indicateur 16 :

- Non-respect des exigences : Ne pas suivre les directives spécifiques de l’autorité de certification.

- Application partielle ou absence totale d’application des exigences : Ne pas appliquer ou appliquer de manière incomplète les exigences de l’autorité de certification.

- Inadéquation des conditions de présentation : Lorsque les conditions dans lesquelles les bénéficiaires sont présentés à la certification ne respectent pas les critères exigés.

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- Partager ces documents avec votre équipe pédagogique,

- Automatiser les rappels et échéances pour ne rien oublier,

- Conserver les ressources pédagogiques de vos formations,

- Accéder à des guides et ressources pour chaque indicateur, y compris l’Indicateur 16.

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