Organisme de Formation : Bien Répondre à l'Indicateur 4 Qualiopi

Définition de l’indicateur 4 Qualiopi

Ce que dit le texte officiel sur ce critère de certification :

Voici la définition officielle de l’indicateur 4 :

“L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations. Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).”

Cela signifie qu’il faut présenter un ou plusieurs supports qui démontrent que le besoin du bénéficiaire est analysé en fonction de la finalité de la prestation.

Comment bien répondre à l’indicateur 4 Qualiopi ?

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Quels organismes de formation sont concernés par cet indicateur ?

L’ensemble des catégories d’organismes de formation sont concernées par cet indicateur 4, soit: les actions de formation continue, les actions de bilan de compétences, la validation des acquis et de l’expérience et les CFA.

Notez qu’il existe des obligations spécifiques pour certains organismes. Par exemple, pour les CFA ou les contrats d’alternance, le prestataire doit prouver que le besoin est identifié avant le processus de contractualisation alternant/entreprise. Pour les organismes de formation qui accueillent des publics en situation de handicap, il faut prouver que le prestataire prend en compte les besoins en compensation tels que la pédagogie, le matériel, les moyens techniques et humains.

Dans le cas d’un CBC (Congé Bilan de Compétences), l’outil d’analyse utilisé dans la phase préparatoire doit mener à la construction d’un programme personnalisé avec le bénéficiaire.

Les éléments de preuve attendus pour obtenir la certification

Afin de mettre toutes les chances de votre côté et obtenir la certification Qualiopi, voici quelques éléments de preuve que vous pouvez fournir lors de votre audit d’évaluation. Il s’agit de tout support synthétisant les besoins identifiés du bénéficiaire ou d’un groupe de bénéficiaires :

• Grille d’analyse

• Diagnostics préalables

• Dossiers d’admission

• Compte-rendu d’entretiens

• Critères de détermination de l’opportunité et de la faisabilité de la prestation

L’astuce EasyAdmin : une méthode pour recueillir le besoin du bénéficiaire

Connaissez-vous la méthode CQQCOQP ? Ces lettres représentent les questions que vous devez poser au bénéficiaire pour connaître son besoin. Cela vous permet d’avoir une photographie claire et précise des objectifs à atteindre avec votre programme de formation.

L’outil CQQCOQP :

• Comment ?

• Qui ?

• Quoi ?

• Combien ?

• Où ?

• Quand ?

• Pourquoi ?

Attention aux non-conformités !

Pour que votre organisme de formation obtienne sa certification Qualiopi, vous devez veiller à ne pas entraîner de non-conformités lorsque vous répondez à l’indicateur 4. Généralement, il faut distinguer les non-conformités mineures des non-conformités majeures, qui peuvent vous empêcher de valider votre certification. Dans le cas du critère 4 Qualiopi, tout non-respect, même partiel des conditions de validation entraîne une non-conformité majeure.

Peuvent entraîner une non-conformité majeure :

• Le besoin n’est pas analysé ou partiellement analysé ;

• L’analyse du besoin n’est pas cohérente avec la finalité de la prestation ;

• Le besoin n'est pas analysé en lien avec l’entreprise et/ou le(s) financeur(s) concerné(s).

Alors soyez rigoureux dans votre réponse !

Avez-vous lu notre article sur l’indicateur n°3 de la certification Qualiopi ?

En route vers l’audit

Vous pouvez mettre toutes les chances de votre côté en vous préparant au mieux à l’audit de certification. Il vous suffit de vérifier que vous pouvez répondre correctement à ces questions :

• Quels sont les moyens à disposition pour analyser le besoin du bénéficiaire de la prestation ?

• Quelles sont les parties prenantes qui contribuent à l’analyse des besoins ?

• Comment tenir compte du besoin de bénéficiaire dans la conception et l’exécution de la prestation ?

• Quels outils sont utilisés pour l’analyse ou le recueil des besoins ?

Les éléments vérifiés lors de l’audit de certification Qualiopi portant sur l’indicateur 4 peuvent prendre la forme d’une vérification par échantillonnage de l’analyse du besoin, d’un examen documentaire des supports prévus pour l’enregistrement du besoin ou encore de l’organisation d’entretiens avec le personnel.

EasyAdmin vous aide à obtenir la certification Qualiopi pour votre organisme de formation grâce à un accompagnement 100% personnalisé. Nous intervenons dans le département Loire-Atlantique (Saint-Nazaire, Nantes, Orvault) mais également dans toute la France.